Funções da recepcionista na clínica odontológica

Funções da recepcionista na clínica odontológica.

O cargo de recepcionista é uma função estratégica e importantíssima em uma clínica odontológica já que a recepcionista do consultório odontológico é a primeira e a última pessoa que o paciente vê ao chegar e ao sair da clínica respectivamente.

Os pacientes precisam sentir confiança por parte das recepcionistas durante o atendimento e obter informações com a maior precisão possível já no primeiro contato.

As recepcionistas da Clínica Odontológica precisam manter uma atitude afetuosa e profissional com os pacientes. Elas devem estar preparadas para receber bem tanto adultos quanto crianças. Se você é odontopediatra talvez queira ler o artigo Odontopediatra – o dentista das crianças.

É imprescindível que a recepcionista deixe uma boa impressão para que o paciente queira voltar a clínica, pois por melhor que sejam os tratamentos, se o paciente não for bem recebido não voltará.

Você verá nesse artigo:

As qualidades de uma recepcionista na clínica odontológica

A recepcionista na clínica ou consultório odontológico deve possuir muitas qualidades e habilidades como:
Ser pontual, ter simpatia, disponibilidade, capacidade de ouvir e paciência, além de comunicação clara e um bom conhecimento do consultório odontológico.
Cuidar sempre da aparência pessoal e estar vestida de maneira adequada e impecável.
Além de, é claro, uma das qualidades mais importantes e desejáveis é a de apreciar as relações interpessoais.
Esses profissionais são responsáveis por manter a coesão do consultório odontológico.
Recepcionistas são essenciais para o ambiente profissional odontológico.

As funções da recepcionista na clínica odontológica

Quer seja por telefone ou pessoalmente na clínica ou consultório odontológico, as recepcionistas devem desempenhar várias funções, vamos conferir algumas delas:

1 – Organizar a agenda de compromissos gerenciando e organizando os cronogramas. Essa tarefa é de suma importância e pode ser muito complexa caso hajam muitos pacientes e vários dentistas na clínica. Veja como o Software Odontológico Dental SIGO pode ajudar nesta tarefa lendo o artigo Confirmação de consulta via SMS Dental SIGO.

2 – Tranquilizar os pacientes. Muitos pacientes, especialmente as crianças tem pavor de ir ao dentista. Cabe a recepcionista tranquiliza-los de alguma maneira o que facilitará o trabalho do odontólogo.

3 – Fornecer informações de qualidade para esclarecer qualquer dúvida ou receio que o paciente venha a ter.

4 – Encaminhar os pacientes para os profissionais da área odontológica apropriados conforme o tipo de tratamento e a agenda;

5 – Gerenciar pagamentos de honorários profissionais e dos planos odontológicos assim como cobrar pacientes;

6 – Elaboração de Orçamentos. A recepcionista está apta a elaborar orçamentos desde que haja um sistema odontológico que contenha uma tabela de preços para que ela se baseie e o dentista lhe informe mais detalhes a respeito do tratamento a ser orçado.

7 – Gerenciar o prontuário dos pacientes também é uma função importante executada pela recepcionista, receber e gravar no sistema odontológico exames, anamneses, tratamentos por fazer, tratamentos já executados, movimentações financeiras do paciente, dados de contato e informações passadas pelo odontólogo. Em resumo gerenciar o prontuário de um paciente é o mesmo que gerenciar a vida deste paciente dentro da clínica odontológica.

8 – A recepcionista deve ser proativa, pois na recepção haverá situações que ninguém previu e neste momento o comandante é a recepcionista, cabe a ela resolver tal situação utilizando seus próprios recursos de maneira a evitar principalmente qualquer mau estar com o paciente.

Capacitação de recepcionistas na clínica odontológica

Uma recepcionista na clínica ou consultório odontológico deve estar preparada para assumir tal função, pois tão importante quanto aumentar o número de clientes no consultório é manter os existentes. Por esse motivo é importante que, mesmo sendo muito capacitada a recepcionista, o dentista ofereça cursos de reciclagem e atualização com certa regularidade em sua clínica odontológica.

Existe muita oferta de cursos para recepcionistas de clínicas e consultórios odontológicos, alguns presenciais e outros online.

Veja alguns Cursos de Capacitação para Recepcionistas que podem lhe ajudar:

Recepcionista em serviços de saúde pelo SENAC;

Curso Treinamento de Recepcionista CPT;

Curso Online Treinamento de Recepcionista UOV;

Curso online de recepcionista FOCO;

Existem muitos outros, basta uma rápida busca no Google que você os encontrará.

Onde encontrar recepcionistas para o consultório ou clínica odontológica?

Este é um tema problemático para a maioria dos dentistas, pois encontrar recepcionistas é fácil, o problema é encontrar recepcionistas com alguma formação ou experiência e que realmente cumpram todos os requisitos da profissão.
Um bom lugar para começar a busca é nas próprias escolas de capacitação, você pode anunciar nas redes sociais, principalmente Facebook e Linkedin em grupos de odontólogos, pois algum colega de profissão pode indicar uma boa profissional, outra estratégia um pouco old mas que ainda funciona é anunciar a vaga em jornais de grande circulação de sua região. É claro que quando encontrar este profissional, embora você já saiba, é minha obrigação mencionar que uma entrevista e contato com referências é obrigatório.

Conclusão

Como percebemos tanto quanto a postura e de um dentista e a qualidade de seus serviços influem no sucesso de uma clínica, o mesmo cabe a recepcionista, pois um excelente trabalho na recepção cai por água abaixo se o serviço prestado pelo dentista não tiver qualidade, o serviço de excelência de um dentista cai por água abaixo se a recepção falhar com o paciente. Estamos falando aqui de uma equipe e numa equipe ou todos ganham ou todos perdem.

Se você tem algo para colaborar ou alguma sugestão ou mesmo se quiser nos contar alguma história relacionada ao texto, por favor escreva nos comentários abaixo.