Da planilha ao software odontológico

Da planilha ao o software odontológico.

Lembra do tempo em que os agendamentos, o controle financeiro e o controle das fichas de pacientes eram feitos em livros e agendas? Bem, talvez você não seja tão velho assim, mas e do tempo em que tudo isso era feito em planilhas do Excel?

A verdade é que essas situações, embora venham de longa data, infelizmente ainda acontecem. Se você se enquadra nessa situação este artigo foi feito para você.

O simples fato de você estar lendo este texto, já indica que você está pensando em mudança e isso é muito positivo.

Então como migrar os dados de sua clínica odontológica da planilha ao software odontológico?

A primeira coisa a fazer é planejar, durante o período de transição você deve manter os dois sistemas funcionando, ou seja, fazer tudo manualmente como vem fazendo até então e no software ao mesmo tempo para não correr o risco de perder alguma informação.

Se cadastre no Dental SIGO e aproveite o período de 15 dias de teste para essa tarefa. É o tempo necessário inclusive para treinamento de recepcionistas e outros profissionais da sua clínica odontológica.

O Dental SIGO possui uma equipe de suporte que pode inclusive fazer a importação automática dos seus dados para o sistema caso eles estejam em tabelas do Excel ou em arquivos do tipo banco de dados. Chame o suporte, não hesite, estamos ansiosos em poder lhe ajudar.

Cadastre sua equipe

E por falar em equipe, comece cadastrando a sua equipe para que cada um se familiarize com o sistema a medida em que exercem suas funções e auxiliam na migração.

Cadastre os Tratamentos

O Dental SIGO já possui em sua base de dados todos os tratamentos odontológicos indicados pela tabela CBHPO, você pode definir o índice utilizado em seu estado ou escolher outro que prefira para adequar os valores a sua realidade. Também é possível cadastrar novos tratamentos ou ainda optar em utilizar uma tabela própria, pois a CBHPO é um pouco engessada dependendo de cálculos e índices para se chegar a um valor final.

Cadastre seus Pacientes

Agora que o sistema já possui uma equipe cadastrada e os tratamentos com valores corretos você pode iniciar o cadastramento de seus pacientes. O cadastro de pacientes pode ser dividido e é isso que faremos para facilitar o trabalho, ou seja, primeiro cadastramos os pacientes e somente depois de todos cadastrados iniciamos o preenchimento de seus prontuários.
O cadastro de pacientes é simples, trata-se de um cadastro de dados comum, mas fique atento aos seguintes dados:

Prontuários

Pacientes cadastrados e chegou a hora de completar seus prontuários, os exames dos seus pacientes podem ser digitalizados (caso ainda não estejam) e armazenados no prontuário dos pacientes dentro das respectivas especialidades.
No Dental SIGO temos as seguintes opções no prontuário dos pacientes:

Tratamentos
Local onde são armazenados todos os tratamentos executados pelo paciente e suas respectivas evoluções.

Endodontia
Aqui ficam armazenadas todas as fichas de endodontia com anotações, medidas e exames digitalizados.

Periodontia
Assim como a endodontia, na periodontia temos as anotações destes tratamentos e arquivos de exames.

Ortodontia
Em ortodontia, permanecem os controles ortodonticos

Odontograma
No odontograma em formato de diagrama, está literalmente desenhada e pintada a situação da arcada dentária do paciente.

Anamnese
Na anamnese está o histórico de saúde do paciente

DTM (DISFUNÇÃO TEMPOROMANDIBULAR)
O módulo de DTM também possui espaço para anotações e exames digitalizados.

Mais uma vez ressaltamos, se precisar de ajuda chame o suporte pelo chat no próprio sistema, por e-mail ou WhatsApp.

Agendamento (SMS)

Agora você pode iniciar o cadastro dos agendamentos futuros que estão anotados na agenda de papel, planilha ou onde quer que seja. No momento em que cadastra um agendamento, você pode marcar a opção de envio de SMS. Com isso, quando o agendamento for salvo, um SMS é disparado ao paciente avisando ele da consulta e solicitando que ele confirme o horário respondendo o próprio SMS. Se o paciente responder que confirma a consulta, automaticamente esta informação é atualizada no sistema que mostrará este agendamento como confirmado.

“Existe uma configuração geral no Dental SIGO que faz com que ele envie SMSs automaticamente um dia antes da consulta para todos os pacientes agendados para o próximo dia solicitando sua confirmação.”

Financeiro

Por fim chegou a hora de organizar o financeiro.

“No prontuário de cada paciente é mostrado seu histórico financeiro”

Antes de organizar o fluxo de caixa propriamente dito, temos que cadastrar algumas informações, vamos a elas:
Primeiro cadastraremos as contas que nada mais são do que locais onde se coloca e retira dinheiro, podem ser Caixa (o caixa da clínica) e Banco (o banco onde a clínica tem conta.)
Depois precisamos cadastrar formas de recebimento/pagamento que podem ser Dinheiro, Cheque, Boleto, Cartão de crédito VISA, Cartão de débito VISA e etc…
Agora, para que tenhamos relatórios que nos indiquem de onde vem e para onde vai o dinheiro da clínica odontológica, é importante organizar o Plano de Contas que nada mais é do que as categorias de saídas e entradas financeiras que temos na clínica.
Por exemplo, podemos ter a categoria Imóvel e dentro dela as subcategorias Aluguel e IPTU. Assim saberemos qual o custo total do imóvel bem como o custo somente do IPTU.
Com essas configurações finalizadas, basta inserir as movimentações no módulo financeiro.
Você pode cadastrar contas que ainda vencerão e contas que já venceram. As contas podem ser cadastradas como quitadas ou não. É importante salientar aqui que as contas relacionadas aos tratamentos de seus pacientes devem ser cadastradas a partir do próprio prontuário do paciente por meio de orçamentos aprovados ou por meio de simples inserção de tratamentos a realizar. Quando um orçamento é aprovado, seus tratamentos entram na lista de tratamentos a serem executados por esse paciente e a movimentação financeira é gerada automaticamente. O mesmo ocorre se você insere um tratamento na lista de tratamentos por realizar deste paciente.

Fique a vontade para comentar este artigo e entrar em contato conosco caso tenha alguma dúvida ou sugestão.