Como organizar seu consultório odontológico

Como organizar seu consultório odontológico.

Um ambiente limpo e organizado tem um efeito psicológico positivo nos seus hábitos de trabalho. Você descobrirá que, quando não está atravessando a desordem, fica menos estressado e frustrado, porque tudo está exatamente onde precisa estar. Isso inclui também a desordem digital entupindo a área de trabalho de seu computador e complicando sua vida. Se você está buscando um layout mais acolhedor, limpo e organizado para seus pacientes, siga estas dicas que vão lhe ajudar neste processo.

• Evite acumular coisas antigas

Muitas vezes guardamos coisas como um computador já sem uso, arquivos antigos, caixas vazias, entre outros objetos, achando que os mesmos podem ser úteis no futuro. Mas a verdade é outra, sua utilidade já se expirou e agora apenas entopem o consultório ou seu depósito criando assim uma atmosfera negativa e desagradável para você e seus pacientes.
O correto neste caso, para não acumular “tralhas”, caso estraguem, queimem ou simplesmente já não tenham mais utilidade para você, é descartar tudo isso de forma correta. No caso de fichas, notas e arquivos antigos, o recomendado é que você digitalize tudo e armazene em nuvem, utilizando o software odontológico Dental SIGO, você pode digitalizar e armazenar de maneira organizada e de fácil localização futura todos os arquivos e imagens de seus pacientes.

• Mantenha apenas o que você precisa em sua mesa

Deixe sobre sua mesa apenas o que você realmente precisa e faz uso. Não falamos dos objetos de decoração que ornamentam sua mesa, mas sim caixas de canetas, pilhas de papel de rascunho, canecas já sem uso e outros itens que estão lá para atrapalhar seu fluxo de trabalho. Mantenha apenas o essencial. As pilhas de papeis devem ir para reciclagem. As canecas sem uso devem ser lavadas e devidamente armazenadas. As caixas de canetas devem estar em um armário de suprimentos ou almoxarifado.

• Maximize e melhore o espaço da sua sala de espera

Possivelmente um dos maiores pecados de uma sala de espera é não ter assentos confortáveis o suficiente para acomodar seus pacientes. Se você trabalha em uma área pequena, tente arrumar sua sala de espera ou recepção de maneira que tudo se encaixe, com o maior número possível de assentos para seus pacientes e um local confortável para sua secretária efetuar os atendimentos.
Se optar em ter uma mesa de café, procure por móveis embutidos e que tenham prateleiras para revistas, suporte para água e até mesmo um espaço para um televisor, permitindo assim uma economia de espaço mantendo sua sala de espera livre e organizada.
Lembre-se, mesas de café, mesas finas e peças decorativas são boas para se ter, cadeiras, sofás, etc. devem sempre ser a sua prioridade.

• Crie uma área para as crianças

Muitos pais lhe dirão que tudo é mais difícil se você tem uma criança pequena, esteja ela acompanhando os pais ou indo para uma consulta. Leva-los e deixar eles em silencio durante o período de tempo que está no consultório pode se tornar uma tarefa difícil. Por isso é importante criar um ambiente para as crianças brincarem e se distraírem enquanto esperam seus pais ou responsáveis durante a consulta, ou enquanto aguardam sua vez de ser atendido. Talvez você queira ler o artigo (Odontopediatra – o dentista das crianças) que fala especificamente sobre consultórios odontológicos para crianças.
Se você está olhando para o layout de seu consultório, qual área parece estar ao lado e longe da maior parte do tráfego dos demais pacientes? Este é o lugar perfeito para montar uma pequena área com brinquedos para as crianças mantendo-as entretidas.

• Estude o fluxo de seu consultório odontológico

Projete um layout de sala de espera que permita um fluxo suave de tráfego sem causar confusão ou criar qualquer gargalo. Tenha certeza também que as áreas (banheiros, recepção, saídas, etc.) estão claramente marcadas. Nada causa mais estresse para os pacientes do que entrar em uma clínica e não saber para onde ir ou com quem falar.
Torne sua sala de espera fácil de “navegar” e convidativa, com um ambiente aberto, limpo e claro, tornando-a assim um local de fácil deslocamento evitando que seus pacientes fiquem se “chocando”.

• Faça uma pausa para limpar e organizar

Você deve parar de ficar adiando a organização de sua clínica, pare de deixar pilhas de papéis lhe atrapalhando, livros e suprimentos que já não faz mais uso criando uma verdadeira selva em torno de sua mesa. Comece perguntando a si mesmo como você quer que seu consultório odontológico fique, assim pode ficar mais fácil de você dar aquele empurrãozinho na organização. Comece com um pequeno espaço, separando o que deve ir para o lixo comum, materiais recicláveis e até mesmo de risco biológico, se livrou de tudo o que já não precisa mais, agora é hora de você se concentrar em organizar o que ficou.

• Classifique os itens essenciais

Você tem muitos projetos ou apenas alguns, o melhor caminho é organizar seus projetos em arquivos por prioridade. Pergunte a si mesmo o que precisa ser tratado com prioridade e o que pode esperar. Como sugestão, você deve codificar suas pastas por cores. Vermelho para itens urgentes e que precisam ser feitos agora. Amarelo para itens que já estão em andamento que podem aguardar. E as verdes para projetos já concluídos. No entanto, se não quer fazer uso das pastas, você pode usar canetas coloridas que destacam o texto ou rótulos que possam fazer a separação.

• Usou guardou de volta ao local que pertence o objeto

No decorrer do dia vamos fazendo uso dos objetos e suprimentos disponíveis para nós. Tiramos uma caneta do porta canetas, um bloco da gaveta, abrimos o arquivo do paciente em nossa área de trabalho, e acaba que ao fim do dia temos um acumulado de coisas a serem guardadas em seu lugar e ou arquivadas de forma adequada para que não se perca nenhuma informação.
Se seu consultório está com tudo organizado, se policie para manter a organização, assim que for fazendo uso do material vá guardando em seu devido lugar.

• Limpe a desordem de seu desktop digital

Esta lista não se limita apenas a estes passos que compartilhamos com você, por isso, conte-nos nos comentários abaixo outros passos que você considera importantes para manter organizado e limpo o seu espaço de trabalho físico e digital.