2. Confirme seus agendamentos de uma maneira nova

Enviar um SMS com texto de confirmação é uma maneira fácil de não apenas lembrar a alguém sobre sua consulta, mas também uma oportunidade de mostrar sua gratidão pela escolha do paciente em ser atendido por você. Tente agradecê-lo antes de pedir a ele que confirme a consulta.
Com o software odontológico Dental Sigo, é possível fazer a confirmação das consultas de seu paciente de forma muito ágil e automatizada.
Configure o software para que faça o envio de SMS de forma automática e confirme a agenda de acordo a resposta de seu paciente. Saiba mais em Confirmação de Consulta Via SMS .

3. Tenha um site profissional

Não precisa ser o site mais incrível do mundo, mas ter informações úteis e algumas imagens de si mesmo, da equipe ou do consultório dental pode ajudar muito os pacientes a sentirem-se à vontade para fazer a primeira ligação. Além disso, mesmo que seus pacientes atuais tenham contatado você antes, a maior probabilidade é de que eles não tenham seu número salvo em suas agendas telefônicas. Certifique-se de que informações sobre sua clínica odontológica como seu número de telefone, endereço, horário de funcionamento e outras informações importantes estejam facilmente acessíveis e visíveis.

Se por algum motivo você ainda não tenha seu website, veja aqui a importância de se ter um site e aprenda como montar um no post Porque Sua Clínica Odontológica Precisa de um Site e Como Fazer um.

4. Certifique-se de que seu site seja fácil de encontrar

Mesmo os clientes mais habituais podem não se lembrar do endereço (URL) do seu site. Quando seu site está em alta nos mecanismos de busca, principalmente no Google, seus pacientes podem encontrar facilmente as informações de que precisam. Manter o site atualizado é muito importante para melhorar o seu posicionamento nas buscas orgânicas (não pagas).

5. Certifique-se de estar presente no Google Empresas

Aparecer na listagem do Google Business ajuda a garantir que suas informações sejam exibidas rapidamente nos resultados de pesquisa do Google além de proporcionar um mapa do seu endereço para que os pacientes acessem sua clínica odontológica com facilidade. Isso também demonstra a seus pacientes que você se importa em tornar as coisas mais fáceis para ele e lhe proporciona certo prestígio frente a concorrentes que não apareçam nestas listas.

6. Sente-se em sua própria sala de espera por 30 minutos

Você já se sentou em sua própria sala de espera por meia hora? Faça isso. No final, enxergando a clínica na perspectiva do paciente, você deverá ter algumas ideias sobre como tornar a experiência um pouco mais agradável.

7. Fornecer estacionamento suficiente

Ter um estacionamento próprio é uma grande vantagem, principalmente em centros maiores onde cada espaço é disputado. Se você puder oferecer essa comodidade ao seu paciente, já estará em vantagem. Considere a possibilidade de reservar algumas vagas apenas para pacientes se você dividir seu estacionamento com outras empresas.

8. Dê opções de pagamento aos seus pacientes

Considere oferecer aos seus pacientes uma maneira mais conveniente de pagar criando seus próprios planos de pagamento ou oferecendo a eles a possibilidade de optar por cartões de crédito e/ou débito.

9. Repense o seu horário de expediente

Pode ser difícil para os pacientes entrarem em seu consultório durante o horário normal de trabalho, pois eles também trabalham neste horário. Considere ter seu consultório odontológico aberto antes das 8 da manhã e após as 18 horas para acomodar os horários de trabalho das pessoas, faça isso mesmo que seja apenas um ou dois dias por semana. Isso tornará o agendamento de consultas muito mais fácil para alguns de seus pacientes, porque eles não precisarão se preocupar em tirar uma folga do trabalho. Não só isso pode ser difícil de organizar (caso o paciente tenha que encontrar alguém para cobrir seu turno de trabalho), mas também pode significar perda de renda para algumas pessoas.

BÔNUS: Tente estar aberto durante os horários que ninguém mais estiver na cidade.

10. Pergunte-lhes o que você pode fazer melhor

Nunca é demais perguntar a seus pacientes o que eles gostariam que sua clínica odontológica mudasse ou melhorasse. Envie uma pesquisa e veja o que seus pacientes têm a dizer. Se você decidir fazer uma alteração com base em um feedback específico, informe essa pessoa que implementou a ideia.

11. Torne-se uma fonte de informações relacionadas à saúde

Engajar pacientes durante as consultas utilizando informações úteis sobre sua saúde os manterá informados e interessados em seus tratamentos odontológicos em andamento.
Em seu site tente utilizar posts/artigos com informações relevantes a seus pacientes sempre optando pela utilização também de linguagem simples como um mecanismo para a educação do paciente. Quando você atualiza seu conteúdo, se mostra como um profissional que se preocupa em permanecer na vanguarda dos cuidados odontológicos, e seus pacientes terão mais confiança e respeito em relação a você.

A melhor forma de manter seu site atualizado e com informações úteis para seus pacientes, é ter um Blog. Veja em  Como Criar um blog Odontológico como criar seu próprio blog odontológico. Esta incrível ferramenta pode se tornar uma estratégica ferramenta de marketing para sua clínica odontológica.

12. Evite que chamadas telefônicas caiam no correio de voz

Nada é mais frustrante do que ligar para marcar uma consulta odontológica e cair no correio de voz, especialmente durante o horário de trabalho. Certifique-se de saber quando seu telefone toca e de que seja imediatamente atendido com uma voz amigável sempre de maneira prestativa.

13. Retornar telefonemas

Em determinados horários o seu consultório estará fechado e o paciente que ligar neste momento deixará uma mensagem. Se isso acontecer, retorne a chamada o quanto antes, de preferência (se possível) no mesmo dia. Retornar a ligação de um paciente demonstra a ele que é importante para você. Analisando do ponto de vista da clínica eles certamente são. Se demorar vários dias para receber uma ligação de retorno, é provável que o paciente comece a procurar outro serviço, especialmente se for uma situação mais urgente.

14. Fornecer serviço excepcional ao seu paciente

Isso significa encontrar maneiras de ir além para melhorar a experiência do seu paciente no consultório odontológico. Depois de saber o nome de um paciente, lembre-se sempre de usá-lo. Certifique-se de que há coisas para ajudar a diminuir o tédio na sala de espera. Revistas, livros, TV ou música podem ajudar muito a todos sentirem-se mais à vontade.

15. Trate seus pacientes com respeito

Treine seu pessoal do consultório para tratar cada paciente como se fosse seu único. Quanto mais respeito você der, maior a probabilidade de retornarem. Temos um post chamado Funções da Recepcionista na Clínica Odontológica que explana com mais detalhes este tópico em especial o importante papel da recepcionista no consultório odontológico.

16. Não se atrase

Uma das primeiras queixas vindas da boca de um paciente sempre será o tempo que ele precisou ficar sentado na sua sala de espera. Sabemos que você está trabalhando duro para atender o maior número de pacientes possível, mas lembre-se de ser realista com seus agendamentos ou você começará a ver os pacientes perderem o interesse em seu consultório odontológico.

17. Seja proativo

Embora raras, ocasionalmente aparecem emergências. E enquanto profissionais, não gostamos de tornar nossos problemas os problemas de nossos pacientes, às vezes esses contratempos impactam sua agenda. Digamos que o pneu de seu carro fure no trajeto até sua clínica odontológica e demore uma hora para a troca, o que afeta sua programação durante todo o dia. Se possível, ligue para seus primeiros agendamentos do dia e veja se eles são flexíveis e poderiam ser atendidos um pouco mais tarde ou se preferem reagendar a consulta. Se o seu paciente já estiver no consultório, peça desculpas e avise-o que a consulta será iniciada um pouco depois do esperado. A maioria das pessoas é compreensiva e razoável se você lhes disser o que está acontecendo e permitir que elas gerenciem sua programação de acordo.

18. Chamadas pós-procedimento odontológico

Vários estudos de assistência odontológica mostram que um telefonema para o paciente no dia seguinte a uma consulta com o intuito de verificar as suas condições, melhorar positivamente a forma como eles percebem os cuidados recebidos por você e seu consultório dental. Além disso, ajudará a identificar quaisquer problemas com o atendimento recebido. Verificou-se também que as chamadas telefónicas pós-operatórias reduzem significativamente os processos por negligência. Isso ajuda a protegê-lo, ajuda os pacientes a se sentirem bem, e é uma prática que a maioria de seus concorrentes não está fazendo.

19. Como lidar com pacientes chateados em seu consultório

Procure por sinais de que um paciente está chateado e tente ser o mais profissional e empático possível. Se alguém parecer chateado, pode ser uma boa ideia simplesmente perguntar como está o seu dia. Pode não ser qualquer coisa que você tenha feito, mas se você puder mostrar um pouco de simpatia, isso pode causar uma ótima impressão, e é apenas uma coisa boa e humana a se fazer. Mesmo que eles não estejam exibindo sinais externos de aflição, apenas ter um comportamento atencioso e interessado pode ajudar a consertar uma infinidade de atitudes. Se isso acabar sendo uma experiência desagradável para você, tente levar alguns minutos para fazer coisas que o ajudem a acalmá-lo, para que você não passe esse estresse.

20. Acompanhar os resultados

Todos os métodos nesta lista precisam ser adequados à sua clínica dental. O que pode funcionar para um consultório odontológico, pode ser um fracasso total em outro. Sempre que tentar algo novo em sua clínica, acompanhe os resultados para que você possa ver facilmente o que está funcionando e o que precisa mudar. Certifique-se de saber com antecedência o que você consideraria ser um sucesso.

21. Lidar com revisões negativas corretamente

Mesmo os melhores consultórios odontológicos recebem feedback negativo. Hoje, mais frequentemente do que em outras épocas, o feedback negativo é compartilhado on-line em avaliações nas mídias sociais. Se seu consultório odontológico receber um feedback negativo, é melhor abordá-lo de frente. Agradecer a pessoa pelo feedback e responder às suas preocupações. Se o feedback for de natureza sensível ou se a pessoa não fornece muitos detalhes, informe-os de que gostaria de ouvir sobre a experiência deles e fazer o que é certo. Forneça informações de contato em que elas possam retornar e solucionar o problema. Mesmo se você não puder consertar o problema, a maioria das pessoas quer saber que são ouvidas, que há o reconhecimento do problema, e um pedido de desculpas.

22. Esteja atento aos detalhes

Procure pequenas ações que possam ter um grande impacto na experiência geral do paciente. Para “impressionar” seus pacientes não é necessário grande investimento, a ideia é mostrar que você se importa com a experiência deles enquanto estão lá. Pequenos detalhes, como oferecer um copo de água ao paciente quando ele chegar ou dar-lhe óculos de sol para usar durante um exame odontológico para que a luz do aparelho não ofusque seus olhos, são gestos que podem fazer a no seu consultório odontológico.

23. Comunique o que você está fazendo e por que

Muitas vezes o estresse do paciente é aliviado quando você explica a ele tudo o que está fazendo. Não importa o quão óbvio possa parecer para você, seu paciente pode ter algumas perguntas e com suas explicações as mesmas podem já ser esclarecidas mesmo antes de questionadas.

24. Evite conversas paralelas

Nada é mais irritante a um paciente quando está em atendimento odontológico, e seu dentista está de conversa paralela com a enfermeira ou outro profissional. Tire o tempo deste atendimento para conhecer seu paciente. Preste atenção às suas necessidades e desejos. Deixe suas conversas paralelas para quando terminar o atendimento.

25. Memorize um fato sobre cada paciente

Dependendo da sua especialidade dentro da odontologia, isso pode ser difícil, mas causará uma ótima impressão aos seus pacientes. Todo mundo quer se sentir especial e importante, sabendo pelo menos uma coisa sobre cada paciente você terá uma conversa personalizada que os fará sentir valorizados. Além disso, conversar com eles sobre seus interesses pode tornar o atendimento muito mais prazeroso e você pode aprender uma coisa ou duas.

26. Dê-lhes algo de graça

Um princípio da psicologia chamado “Lei da Reciprocidade” pode realmente ajudar na retenção do paciente. Basicamente, se você der a alguém algo de graça, eles naturalmente sentem que precisam retribuir o favor de alguma forma. Se seus pacientes sentirem que estão recebendo algo de graça, sentirão um desejo natural de continuar voltando à sua clínica odontológica.

27. Sempre apresente os resultados

Após o término do atendimento odontológico, certifique-se de comunicar os resultados para seu paciente. Além disso, certifique-se de explicar esses resultados de uma maneira que faça sentido a ele (você está falando com um leigo no assunto).

28. Aniversários

Todo mundo ama seu aniversário. Comemore com seus pacientes enviando uma mensagem de texto personalizada. Isso pode significar muito para os pacientes, e é um forte sinal de que você se importa com eles.

Existem várias estratégias que podem ser executadas para melhorar seus esforços de retenção de pacientes. Um foco diligente em torno de todos os pequenos detalhes da experiência do paciente cria uma base de sucesso. Quando implementados, esses esforços aprimoram economicamente suas operações. Estar a frente da concorrência significa encaminhar sua clínica odontológica para o sucesso a longo prazo, pois seus pacientes continuarão voltando até que você dê a eles uma razão para não voltarem mais.