8 dicas para garantir excelência em sua clínica odontológica

8 dicas para garantir excelência em sua clínica odontológica.

A maneira como você gerencia seu consultório odontológico afeta as taxas de retorno e manutenção de seus pacientes.

Alcançar excelência em atendimento no consultório odontológico não é tarefa fácil. Mesmo que você se destaque oferecendo aos seus pacientes um atendimento de saúde bucal superior, é fácil se envolver com as operações de gestão e atendimento do dia-a-dia da clínica e se esquecer do elemento vital que é o atendimento de qualidade.

O fato é que a maneira como você gerencia seu consultório odontológico deixa impressões duradouras em seus pacientes e impacta significativamente as taxas de retorno nos mesmos influindo também no ato de indicarem ou não seus serviços a outras pessoas (efeito boca a boca).

É importante que você mantenha-se organizado, e informado sobre as melhores práticas e técnicas de como administrar uma clínica odontológica impactando seus pacientes de maneira emocional positiva.

Aqui estão 8 dicas para ajudá-lo a melhorar a experiência de seus pacientes em seu consultório:

1. O que torna seu atendimento único?

Todas as campanhas de marketing odontológico de sucesso compartilham componentes consistentes, mas para realmente se estabelecer como o principal prestador de serviços de saúde bucal em sua área, você também deve identificar, comercializar e proteger suas vantagens competitivas exclusivas.

Se você oferece uma ampla gama de serviços de saúde bucal ou enfatiza uma certa especialidade, sua perspectiva distinta tem o poder de atrair e reter um grande volume de pacientes.

Para aproveitar ao máximo esses atributos, é necessário promovê-los consistentemente em todas as suas campanhas de publicidade odontológica e nas interações do paciente. Então, em vez de depender de canais tradicionais de publicidade, que geralmente são do tipo “tamanho único”, você deve considerar métodos comprovados que destacam o que diferencia sua prática. Boletins informativos odontológicos personalizados, postais odontológicos, folhetos e conteúdo de mídia social são apenas algumas das maneiras de envolver pacientes de alta qualidade, aumentar a conscientização sobre sua prática e o que você oferece e promover sua empresa como a escolha autoritária na região.

2. Crie uma cultura de consultório

Uma vez que você descobriu o que diferencia sua clínica no atendimento odontológico, é hora de mergulhar um pouco mais e descobrir sua cultura de consultório.

Até mesmo a decoração do seu consultório e o ambiente físico desempenham um papel importante na cultura do seu consultório.

Sim, descubra. Sua cultura de consultório já existe – você só precisa encontrá-la. Está na sua personalidade, no seu estilo de liderança, nos seus valores, nos seus sistemas de gestão, nos seus comportamentos, nas suas expectativas e na forma como os membros da equipe se comunicam entre si e com os pacientes. Essencialmente, é como você executa sua “prática odontológica”. Até mesmo a decoração do seu escritório e o ambiente físico desempenham um papel importante na cultura do seu escritório. Quando bem sintonizada, sua maneira única de fazer as coisas tem o poder de aumentar a produtividade, atrair pessoal de qualidade e manter os pacientes voltando.

Para desenvolver e fortalecer sua cultura de consultório, reúna todos os membros de sua equipe e tenha uma discussão aprofundada sobre as operações do dia-a-dia de seu consultório, bem como seus objetivos de longo prazo. Peça a todos que escrevam o que eles acreditam ser os fatores de identificação, depois trabalhe com eles para que cada funcionário esteja na mesma “página”. Quando cada funcionário está trabalhando para o mesmo objetivo, eles serão mais felizes e mais cuidadosos e sua excelência na prática e atendimento odontológico irá prosperar!

3. Expanda seus serviços

Quando chegar a hora de aumentar sua base de pacientes, pense em maneiras de expandir seus serviços para melhorar o valor, fortalecer sua posição competitiva e despertar o interesse de pacientes em potencial. Talvez o seu potencial de produção seja limitado pelo tamanho do seu consultório odontológico atual e você esteja pensando em mudar para um espaço maior ou incluir associados adicionais. Talvez você esteja interessado em melhorar a acessibilidade da sua clínica. Ou talvez você esteja pensando em introduzir novas especialidades para atender às crescentes necessidades de sua comunidade.

Seja qual for o caminho que você está considerando, certifique-se de não extrapolar sua prática! Ao atingir o equilíbrio certo entre tecnologia de ponta e qualidade intransigente, você se tornará um dentista de sucesso com uma reputação forte, clientes fiéis e lucros maximizados.

Todo dentista de sucesso oferece aos pacientes uma ampla gama de opções de pagamento.

4. Opções financeiras flexíveis

Todo dentista bem-sucedido oferece aos pacientes uma ampla gama de opções de pagamento, de modo que eles estarão mais inclinados a aceitar as recomendações de tratamento e retornar aos cuidados dentários em andamento. Além da cobertura de seguro, opções financeiras convenientes incluem débito, crédito, cheque pessoal, dinheiro e boleto, além de financiamento especial para garantir que as circunstâncias financeiras pessoais não interfiram nas decisões de atendimento odontológico.

5. Lembre-se de se envolver

Para uma boa prática odontológica, não há nada mais importante do que contar com um grupo de pacientes leais que visitam regularmente a clínica e que recomendem seu serviço para amigos e familiares. Afinal, reter os pacientes existentes é substancialmente mais barato do que ter que se esforçar para adquirir novos. Mas reter os pacientes existentes requer mais do que apenas oferecer serviço aceitável, horários convenientes e um local de fácil acesso. Trata-se de envolver os pacientes, alcançá-los em um nível emocional, ganhar sua confiança e criar relacionamentos duradouros.

Graças à era digital de hoje, e particularmente ao Dental SIGO, há inúmeras oportunidades para os dentistas não só chegarem aos pacientes existentes e futuros, mas também se conectarem com eles de maneira contínua. Através do marketing cross-channel, que inclui um mix de mala direta, mídia social e email marketing, nunca foi tão fácil permanecer na vanguarda das mentes dos pacientes, mostrar a eles que você realmente se importa e se tornar o dentista mais bem-sucedido.

6. Melhore as indicações de pacientes

Quando se trata de crescer sua base de pacientes, nada é mais eficiente do que o boca-a-boca. Uma recomendação confiável de um amigo, membro da família, colega ou mesmo da internet pode ser a única razão pela qual um paciente escolhe sua clínica odontológica em detrimento de outra.

Por mais leais que sejam os seus pacientes, eles estão ocupados com suas próprias vidas e muitas vezes não pensam em apoiar e expandir seu negócio odontológico. Assim, para ajudar a incentivar os pacientes a contar aos outros sobre seus serviços, você precisará ser proativo e solicitar indicações de pacientes. Você pode distribuir cartões de visita no escritório, colocar cartões em suas malas diretas, oferecer um programa de bônus por indicação, fornecer aos pacientes links rápidos para sites de avaliação on-line ou até incentivar os funcionários a motivá-los a aumentar sua prática. Qualquer que seja o método de referência escolhido, não se esqueça de acompanhar e seguir em frente!

7. Utilize um sistema de agendamento e gestão online

Um sistema de agendamento odontológico de qualidade faz mais do que apenas permitir que você reserve agendamentos. Cria um fluxo melhor do paciente, maximiza a produtividade, diminui o estresse tanto para os pacientes quanto para a equipe e, em última análise, contribui para o atendimento excelente que seus pacientes esperam. É por isso que você precisa garantir que sua clínica odontológica tenha o software de agendamento mais flexível, eficiente e atualizado possível. Por exemplo, com o Dental SIGO, seus pacientes recebem uma mensagem de SMS solicitando a confirmação de um agendamento e ao responderem com um sim ou não, confirmam ou cancelam automaticamente sua consulta sem intervenção de funcionários da clínica.

8. Certifique-se de que sua equipe seja treinada

A experiência de um paciente começa com o primeiro ponto de contato, que é na maioria das vezes um(a) recepcionista ou outro membro da equipe da recepção. Na verdade, sua equipe da recepção é seu ponto de captação de novos pacientes assim como de manutenção de clientes atuais. Suas habilidades profissionais, atitude e comunicação deixam uma impressão duradoura nos pacientes – uma impressão que pode aumentar ou quebrar sua excelência no atendimento ao cliente.

Dito isso, a formação profissional e a educação continuada são elementos essenciais de como administrar uma clínica odontológica com excelência. Certifique-se de que cada pessoa que recebe e trabalha com seus pacientes, seja pessoalmente, por sistema ou por telefone, seja treinada para aproveitar ao máximo a interação de cada paciente. Desde técnicas avançadas de comunicação e atendimento ao cliente até perícia técnica e melhores práticas odontológicas, um programa de treinamento de qualidade em atendimento odontológico dará à sua equipe as habilidades necessárias para agendar mais consultas e melhorar a satisfação do paciente.

*Cultura de Consultório: Um consultório deve possuir objetivos bem definidos, claros e tangíveis, para que cada colaborador, em sua área, possa trabalhar para atingi-los de forma contínua, ordenada e organizada, alinhado aos demais processos do consultório.